Vad är kommunikationsprocesssteg och modell?

Varje gång två eller flera personer utbyter meddelanden, de deltar i den grundläggande kommunikationsprocessen. Låter enkelt, gör det inte. Men kommunikationsprocessen är egentligen ganska komplex. Det har inte bara flera komponenter, utan meddelandets tydlighet och sammanhang kan påverkas antingen positivt eller negativt av flera faktorer.

Det är viktigt att förstå kommunikationsprocessen för att kunna kommunicera effektivt och undvika felaktig tolkning. I den här artikeln ska vi titta på komponenterna i kommunikationen och kommunikationsprocessmodellen. Då kommer vi att utforska strategier och processer för organisationskommunikation. Slutligen kommer vi att diskutera e-postkommunikationsprocessen.

Innehållsförteckning

• 1 Kommunikationskomponenter
  • 1.1 Kontext
  • 1.2 Avsändare / kodare
  • 1.3 Meddelande
  • 1.4 Medium
  • 1.5 Mottagare (avkodare)
  • 1.6 Feedback
• 2 Kommunikationsprocessmodell
  • 2.1 Fem grundläggande steg i kommunikationsprocessmodellen
• 3 Organisatoriska kommunikationsstrategier och processer
  • 3.1 Kommunikationsprocess via e-post
  • 3.2 Håll din e-post kortfattad
• 4. Slutsats
  • 4.1 Relaterade inlägg

Komponenter i kommunikation

Kommunikation är en process för att utbyta verbala och icke-verbala meddelanden. Vi kan identifiera kommunikation genom att definiera dess komponenter enligt följande:

Sammanhang

Kontext är den miljö där kommunikationen äger rum och inkluderar organisation, kultur och samhälle. Dessutom påverkar sammanhanget externa stimuli, såsom möten, avslappnade konversationer, e-postmeddelanden, memos etc. och interna stimuli som åsikter och känslor. Först när man tar hänsyn till alla aspekter av kontext kan man kommunicera effektivt.

Avsändare / kodare

Avsändaren använder en kombination av ord, symboler, grafer och bilder för att kommunicera. Talaren är kodaren i muntlig kommunikation, och författaren är kodaren i skriftlig kommunikation.

Meddelande

Informationen som utbyts mellan avsändare och mottagare skapar ett meddelande, antingen avsiktligt eller oavsiktligt. Avsändaren av meddelandet måste överväga sammanhanget för att meddelandet ska vara förståeligt. Dessutom måste meddelandet innehålla tydligt språk, med nödvändiga definitioner, exempel eller grafik för att säkerställa förståelse.

Medium

Mediet - kanalen genom vilket meddelandet skickas - kan vara elektroniskt, ljud eller tryckt. Valet av medium påverkas av:

• Förhållandet mellan avsändaren och mottagaren
• Meddelandets natur

Använd ett muntligt medium när ditt meddelande är brådskande, personligt eller när omedelbar feedback önskas. Använd ett skriftligt medium när det är tekniskt, formellt eller behöver dokumenteras.

Mottagare (avkodare)

Lyssnaren eller läsaren av kommunikation tolkar meddelandet. Mottagaren påverkas av kontext, liksom externa och interna stimuli. Om mottagaren har partiska åsikter eller missuppfattningar kanske meddelandet inte tas emot korrekt. Attityd och personlighet påverkar också mottagaren.

Respons

Feedback är mottagarens svar - deras reaktion på kommunikationen. Tystnad kan vara en form av feedback, eller mottagaren kan svara muntligt eller skriftligt. Feedback används för att bekräfta att meddelandet förstås och att alla nödvändiga åtgärder vidtogs.

Alla komponenter måste arbeta effektivt för att kommunikationsprocessen ska vara komplett och förmedla det avsedda budskapet.

Kommunikationsprocessmodell

Kommunikationsprocessen avser utbyte av information (ett meddelande) mellan två eller flera personer. För att detta utbyte ska bli framgångsrikt måste båda parter ha förmågan att utbyta information och förstå varandra. Kommunikation misslyckas om informationsflödet av någon anledning blockeras eller om de som försöker kommunicera inte kan förstå sig. För att förstå just vad kommunikation är - dess syfte och värde - måste vi förstå kommunikationsprocessmodellen.

Fem grundläggande steg i kommunikationsprocessmodellen

Steg 1 Ställ in dina mål innan du deltar i kommunikation eller börjar förmedla ett meddelande.

• Vad är målen / målen?
• Vilken åtgärd vill du att personen som får meddelandet ska vidta när de förstod meddelandet?
• Varför är budskapet viktigt?

Steg 2 Identifiera mottagarna (målgruppen) för din kommunikation.

• Gör det möjligt att skräddarsy ditt meddelande för optimal förståelse.
• Tillåter dig att rikta in dig som är lämpliga för att ta emot ditt meddelande.

Steg 3 Välj din kommunikationsmetod.

• Basera ditt val på vad du försöker uppnå.
• Tänk på mottagarens / mottagarnas färdighetsnivå.
• Välj ett lämpligt formulär, det vill säga telefon, e-post, power point-presentation etc.

Steg 4 Tänk på din mottagare.

• Din mottagares nivåer av kompetens och förståelse.
• Hur de lär sig och får information bäst, dvs visuellt, verbalt, etc.
• Kombinera kommunikationsmetoder för att tillgodose alla mottagares behov, dvs utdelningar med muntliga förklaringar.

Steg 5 Conform din kommunikation till den mottagna feedbacken.

• Leta efter en konsensus om förståelse
• Ändra ditt meddelande, typ av kommunikation, stil, ton etc. när feedback tas emot.

Kommunikationsprocessen kan påverkas av hur informationen överförs, tas emot och tolkas på två sätt:

• Ljud . Alla slags störningar som påverkar meddelandet som skickas, tas emot eller förstås.
• Fysiologiskt brus. Distraktion orsakad av hur vi tänker och känner, dvs trötthet, huvudvärk, hunger eller andra faktorer.
• Fysiskt brus . Miljöstörningar, till exempel brus från andra, folkmassor, höga eller låga temperaturer och ljus eller svag belysning.
• Psykologiskt buller . En känsla och personlighet påverkar hur effektiv kommunikation och tolkning är, dvs. defensiva känslor, upptagen eller fördomar.
• Semantiskt buller . Ord måste förstås ömsesidigt för att kommunikation ska kunna äga rum. Tekniskt språk eller jargon kan orsaka förvirring.
• Sammanhang . Inställningen och situationen - fysisk, kulturell eller social - i vilken kommunikation sker kan påverka det framgångsrika informationsutbytet.

Kommunikationsprocessmodellen hjälper oss att definiera vem som är involverad i kommunikation och vad som måste ske. Det är en ram på vilken vi kan bygga framgångsrik individuell och organisatorisk kommunikation.

Organisatoriska kommunikationsstrategier och processer

Även om det finns många definitioner av organisationskommunikation, definierar vi för vårt syfte organisationskommunikation som att skicka och ta emot meddelanden i en viss miljö eller miljö (organisation) för att uppnå gemensamma, individuella mål bland sammanhängande människor.

Processen för organisationskommunikation involverar sändning och mottagande av meddelanden skriftligen (icke-muntligt) eller personligen (muntligt). Mycket av organisationskommunikation involverar överföring av information. Mer komplex kommunikation, till exempel att lösa konflikter, kräver dock förmågan att bearbeta mening och förhandla med organisationens regler.

Oavsett om kommunikationen anses vara enkel eller mer komplex, för att förståelse ska äga rum, måste meddelandet vara tydligt, kortfattat och undvika politiskt eller kulturellt marginaliseringsspråk. Organisationer måste modellera effektiva kommunikationsförmågor i:

• Intervju
• Skapa positiva arbetsrelationer
• Prestationsutvärderingar
• Konfliktlösning
• Beslutsfattande
• Stresshantering
• Organisationell socialisering
• Individuella och grupppresentationer
• Kommunikera med externa publik

Organisationskommunikation är kontextuellt och kulturellt beroende eftersom människor överför meddelanden och information skriftligen, elektroniskt och ansikte mot ansikte. Organisationens art och funktion (sammanhang) påverkar kommunikation. Dessutom har varje organisation sin egen unika kultur. För att kommunikation ska bli framgångsrik inom organisationen måste både kontext och kultur sammanfalla och arbeta tillsammans.

Organisationskommunikation bygger relationer internt med medlemmar i organisationen och med den externa allmänheten. En organisations framgång är beroende av medlemmarnas förmåga att kommunicera effektivt. Anställda behöver förmågan att vara skicklig i offentlig presentation, lyssnande och interpersonlig kommunikation för att framgångsrikt kommunicera i en organisation. En framgångsrik organisation kommer att ge utbildning för att försäkra sina anställdas framgång.

Organisationskommunikation gynnar organisationer på flera sätt:

• Acklimatisera personal till förändringar
• Slutför uppgifter med förfaranden, policy och reglering som stöder kontinuerlig, daglig drift
• Uppnå uppgifter relaterade till specifika roller och ansvar för försäljning, tjänster och produktion
• Utveckla relationer för framgångsrik kommunikation med tanke på arbetstillfredsställelse, moral och individuella attityder
• Planering, samordning och kontroll av ledningsverksamhet

Det är viktigt att förstå strategier och processer för organisationskommunikation för att utveckla och förfina medarbetarnas kommunikation. Varje organisation måste definiera sin egen strategi för effektiv kommunikation och definiera de processer de kommer att inrätta för att förbättra både intern och extern kommunikation.

Organisationer måste ha kompetenta kommunikatörer för framgångsrik daglig drift. Från företagets webbplats, via medarbetarhandboken, till en uppsägningsintervju, måste alla aspekter av kommunikation i en organisation arbeta tillsammans för att kommunicera organisationens avsikt, kultur och åtaganden till både intern och extern personal.

E-postkommunikationsprocess

E-post är det val som många gör som medium för att leverera ett meddelande. Även om det är snabbt och relativt enkelt att använda, måste man se till att de förstår processen och syftet med e-postkommunikation för att kunna använda den effektivt.

Det finns fem komponenter i e-postkommunikation:

# 1 Avsändaren

Framgångsrik e-postkommunikation kräver att avsändaren (även kallad källan eller kommunikatören) kodar meddelandet med en kombination av grafer, symboler, ord och bilder för att uppnå ett önskat svar.

# 2 Mottagaren

Mottagaren (tolk) förstår avsändarens e-postmeddelande genom att avkoda och tolka det.

# 3 Meddelandet

Meddelandet eller innehållet i e-postmeddelandet är den information som avsändaren vill vidarebefordra till mottagaren.

# 4 The Medium

Mediet, även kallad kanalen, är det sätt man väljer att överföra meddelandet. Med e-post är mediet datorn eller mobiltelefonen.

# 5 Feedback

När e-postmeddelandet har överförts, mottagits och förståts, anses varje svar som indikerar förståelse från mottagaren - antingen muntligt eller skriftligt - som feedback. Feedback hjälper oss att avgöra om vi har uppnått vårt syfte.

E-post gör det enkelt att kommunicera med andra när som helst och när som helst, särskilt när smarttelefonen kommer. Dessutom har mottagaren möjlighet att svara direkt. Men tillsammans med fördelarna med denna kommunikationsmetod kommer vissa problem. Vi måste komma ihåg att e-post är ett kommunikationsverktyg och inte låta det driva våra handlingar utan snarare använda det för att uppnå våra kommunikationsmål. Att göra detta:

Håll din e-post kortfattad

Människor förväntar sig att e-postkommunikation är direkt och aktuell. De första raderna bör förmedla avsikten med ditt e-postmeddelande och låta din mottagare veta om ett svar om nödvändigt eftersom många system tillåter mottagaren att läsa början på ett e-postmeddelande innan du öppnar det.

• Var professionell. Det spelar ingen roll vem din e-postadress är adresserad - din chef, anställningschefen eller en medarbetare - ditt innehåll ska vara professionellt när det gäller innehåll och sammansättning. Använd inte SMS-lingo, smiley-ansikten, förvirrande teckensnitt eller grafik som inte ingår i konversationen. Om du gör det gör det mindre troligt att ditt innehåll läses och tas på allvar.
• Var artig. Börja aldrig e-postmeddelandet med ett kommando utan använd en hälsning, till exempel 'Hej' och mottagarens namn. Undvik att använda alla stora bokstäver eller utropstecken, eftersom det förmedlar skrik. Stäng din e-post med ett 'tack' följt av ditt namn.
• Låt inte e-post ersätta ansikte mot ansikte kommunikation. Vissa samtal fungerar bättre personligen. Använd inte e-post för att undvika kommunikation ansikte mot ansikte. Om e-postmeddelandet inte är det bästa valet för kommunikation, välj en alternativ metod. För att vara effektiv måste e-postkommunikation vara tydlig, kortfattad och förståelig. Följande e-postkommunikationsprocess hjälper dig att garantera att din e-post är ett effektivt kommunikationsverktyg.
• Definiera syftet med din e-post. Om du gör det kan du bestämma om du till och med borde skicka meddelandet. Se till att ditt syfte tydligt anges i första stycket.
• Bestäm vilken åtgärd du vill ta emot e-postmeddelandet du ska vidta
• Slutför en uppgift, dvs. ring någon eller beställ något.
• Svara med den begärda informationen.
• Läs e-postmeddelandet, utan svar krävs.
• Bestäm om du behöver supportinformation. Identifiera och bifoga all stödjande dokumentation eller information.
• Använd ämnesraden för att sammanfatta ditt meddelande. Fyll i ämnesraden efter att du har skrivit e-postmeddelandet. Se till att meddelandets innehåll sammanfattas eftersom det uppmuntrar mottagaren att öppna och svara på ditt meddelande.

E-postkommunikation spelar en viktig roll i ens dagliga arbetsliv och berikar och underlättar företag med förmågan att utbyta information oavsett plats och tid. Men anställda klagar ofta över den stora mängden e-postmeddelanden de får och som de måste vidta åtgärder. Förmågan att använda e-post när som helst betyder att anställda ofta har tid bort från arbetet avbruten med organisatoriska e-postmeddelanden. Anställda behöver en känsla av personlig kontroll för att undvika arbetsrelaterad stress och detta sträcker sig till en förmåga att ta emot och svara på e-post om och när det är lämpligt.

Slutsats

Kommunikation är en process för att överföra och ta emot meddelanden, både verbala och icke-verbala. Eftersom effektiv kommunikation är en dialog inte en monolog, är den endast effektiv om den ger önskat svar från mottagaren. För att vara en framgångsrik kommunikatör måste man på lämpligt sätt förmedla information, tankar och känslor på ett sätt att motivera, undervisa och informera andra. Man måste välja det bästa mediet, känna mottagaren och använda feedback för att övervaka kommunikationens effektivitet och ändra det i enlighet därmed. Att använda informationen och verktygen i den här artikeln kan hjälpa en att förstå och använda kommunikationsprocessen för att vara en effektiv kommunikatör.